Ceci Mansilla
19 de jun de 20203 min.
Actualizado: 20 de nov de 2020
Muchos tienen la tendencia de leer el email todo el tiempo, cada vez que ven un aviso o suena una notificación, abren el correo, lo leen y lo contestan. Al interrumpir constantemente el ritmo de trabajo, su productividad indefectiblemente se va a ver afectada. En este post, te contamos un tip para que optimices el uso de tu tiempo.
Aprender a gestionar nuestro tiempo de una forma eficiente siempre fue una cuestión muy importante. Ahora, ya es algo necesario. En un contexto volátil, nuestra habilidad de gestionar nuestro tiempo de forma correcta va a permitirnos cumplir nuestros resultados.
Estudios demuestran que las personas chequean los correos electrónicos cada 37 minutos (promedio). Esto sería unas 15 veces por día aproximadamente. Seamos honestos... muchos caímos en esto. Si no organizamos nuestro trabajo y creamos una estructura para leer y contestar correos, seguramente nos encontremos en esta situación.
¿Las personas realmente esperan que respondamos de forma inmediata los correos electrónicos?
Esta es la pregunta que realmente debemos hacernos. Con la cantidad de formas de comunicarnos que hay hoy: redes, mensajería instantánea, el clásico y a vaces olvidado llamado telefónico, la videollamada, el email.... Si alguien necesita una respuesta instantánea ¿realmente va a enviarnos un email?
Sólo el 11% de los clientes y el 8% de los compañeros de trabajo esperan una respuesta en menos de una hora. El 40% espera una respuesta en una hora si el correo fue enviado dentro del horario laboral. Entonces, si revisamos el email cada 60 minutos, en lugar de cada 37, podríamos ahorrarnos 6 consultas en nuestra bandeja de entrada.
Este dato nos tiene que servir para planificar la forma en la que leemos y respondemos nuestros correos. Entiendo que a veces definir dos o tres momentos del día para el email no es realista en algunos puestos. Entonces, tengamos en cuenta esta información y hagamos un control de nuestra bandeja de entrada cada una hora. Haciendo esto, vamos a cumplir la expectativa del 90% de las personas que nos contacten.
¿Y qué hacemos con el 10% que falta? Seguramente, si nos enviaron un correo por algo urgente, no tuvieron en cuenta las otras formas que tenían para contactarnos. Entonces, lo que debemos hacer es "educarlos".
Si trabajamos con algún sistema de mensajería instantánea, videollamadas o si tenemos un número de teléfono profesional, debemos incluirlo en nuestra firma. Así para futuro la gente va a saber que hay diversas formas de comunicarse y poco a poco van a ir eligiendo el canal que mejor se adapte a cada necesidad.
Y hay algo que no puedo dejar de mencionar, todos conocemos esas personas que te mandan un email, y te avisan por chat y/o por llamada telefónica que te enviaron un correo. ¿Si me enviaste una consulta por correo y me llamaste para avisarme, no me podías consultar directo en la llamada y ahorrarte un paso? Si trabajamos con clientes/compañeros que tienen estos hábitos, una buena práctica es proponerle cómo manejarlo en el futuro. Por ejemplo, en este caso decirles: "en casos como este, no hace falta que me envíes un correo, llamame directamente y lo resolvemos, "Enviame un chat para estas cuestiones y lo resolvemos en el momento", "Si es una cuestión urgente, sentite libre de llamarme. Y, si no lo es, te pido que me des un ratito. Chequeo los correos cada una hora, vas a tener una respuesta en el mismo día".
Si tenemos la posibilidad de implementar esta estructura y leer los correos cada una hora, les recomiendo también que desactiven las notificaciones. La tentación va a ser muy grande por momentos y así nos vamos a seguir distrayendo y se nos va a hacer muy difícil avanzar. Si sabemos que los vamos a leer a X hora, no hace falta tener alertas constantes que nos saquen el foco de nuestra tarea.
Ceci Mansilla
cecimansilla.formaciondigital@gmail.com
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