Muchos tienen la tendencia de leer el email todo el tiempo, cada vez que ven un aviso o suena una notificaciĆ³n, abren el correo, lo leen y lo contestan. Al interrumpir constantemente el ritmo de trabajo, su productividad indefectiblemente se va a ver afectada. En este post, te contamos un tip para que optimices el uso de tu tiempo.
Aprender a gestionar nuestro tiempo de una forma eficiente siempre fue una cuestiĆ³n muy importante. Ahora, ya es algo necesario. En un contexto volĆ”til, nuestra habilidad de gestionar nuestro tiempo de forma correcta va a permitirnos cumplir nuestros resultados.
Estudios demuestran que las personas chequean los correos electrĆ³nicos cada 37 minutos (promedio). Esto serĆa unas 15 veces por dĆa aproximadamente. Seamos honestos... muchos caĆmos en esto. Si no organizamos nuestro trabajo y creamos una estructura para leer y contestar correos, seguramente nos encontremos en esta situaciĆ³n.
ĀæLas personas realmente esperan que respondamos de forma inmediata los correos electrĆ³nicos?
Esta es la pregunta que realmente debemos hacernos. Con la cantidad de formas de comunicarnos que hay hoy: redes, mensajerĆa instantĆ”nea, el clĆ”sico y a vaces olvidado llamado telefĆ³nico, la videollamada, el email.... Si alguien necesita una respuesta instantĆ”nea Āærealmente va a enviarnos un email?
SĆ³lo el 11% de los clientes y el 8% de los compaƱeros de trabajo esperan una respuesta en menos de una hora. El 40% espera una respuesta en una hora si el correo fue enviado dentro del horario laboral. Entonces, si revisamos el email cada 60 minutos, en lugar de cada 37, podrĆamos ahorrarnos 6 consultas en nuestra bandeja de entrada.
Este dato nos tiene que servir para planificar la forma en la que leemos y respondemos nuestros correos. Entiendo que a veces definir dos o tres momentos del dĆa para el email no es realista en algunos puestos. Entonces, tengamos en cuenta esta informaciĆ³n y hagamos un control de nuestra bandeja de entrada cada una hora. Haciendo esto, vamos a cumplir la expectativa del 90% de las personas que nos contacten.
ĀæY quĆ© hacemos con el 10% que falta? Seguramente, si nos enviaron un correo por algo urgente, no tuvieron en cuenta las otras formas que tenĆan para contactarnos. Entonces, lo que debemos hacer es "educarlos".
Si trabajamos con algĆŗn sistema de mensajerĆa instantĆ”nea, videollamadas o si tenemos un nĆŗmero de telĆ©fono profesional, debemos incluirlo en nuestra firma. AsĆ para futuro la gente va a saber que hay diversas formas de comunicarse y poco a poco van a ir eligiendo el canal que mejor se adapte a cada necesidad.
Y hay algo que no puedo dejar de mencionar, todos conocemos esas personas que te mandan un email, y te avisan por chat y/o por llamada telefĆ³nica que te enviaron un correo. ĀæSi me enviaste una consulta por correo y me llamaste para avisarme, no me podĆas consultar directo en la llamada y ahorrarte un paso? Si trabajamos con clientes/compaƱeros que tienen estos hĆ”bitos, una buena prĆ”ctica es proponerle cĆ³mo manejarlo en el futuro. Por ejemplo, en este caso decirles: "en casos como este, no hace falta que me envĆes un correo, llamame directamente y lo resolvemos, "Enviame un chat para estas cuestiones y lo resolvemos en el momento", "Si es una cuestiĆ³n urgente, sentite libre de llamarme. Y, si no lo es, te pido que me des un ratito. Chequeo los correos cada una hora, vas a tener una respuesta en el mismo dĆa".
Si tenemos la posibilidad de implementar esta estructura y leer los correos cada una hora, les recomiendo tambiĆ©n que desactiven las notificaciones. La tentaciĆ³n va a ser muy grande por momentos y asĆ nos vamos a seguir distrayendo y se nos va a hacer muy difĆcil avanzar. Si sabemos que los vamos a leer a X hora, no hace falta tener alertas constantes que nos saquen el foco de nuestra tarea.
Ceci Mansilla
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