La delegación es una habilidad que todo líder debería dominar, asumo que estamos todos de acuerdo en eso, ¿no? Ahora, si es así... ¿por qué hay veces que nos cuesta tanto hacerlo? Hay una serie de creencias que nos impiden delegar, veamos las más comúnes y cómo derribarlas en este post.
En mis primeros años cómo líder, delegar era uno de las tareas que más me costaba realizar. Solía sentir que era responsabilidad mía y que tenía que hacerlo yo, que no tenía tiempo y era más rápido si directamente yo me ocupaba de todo o que simplemente no iban a poder hacerlo como a mi "me gustaba", entonces no delegaba.
A delegar se aprende y esa es una de las grandes ventajas de esta habilidad tan importante que todos debemos trabajar. En un entrenamiento de liderazgo escuché por primera vez sobre las creencias limitantes (tema que luego profundicé cuando me formé en coaching). Allí me reconocí a mí, reconocí que eso era lo que estaba pasando y decidí tomar acción.
¿Por qué delegamos?
Empecemos reconociendo la importancia de la delegación, es una tarea que tiene impacto en TODOS. Si bien en tan sólo unas semanas publicaré el curso "Delegación de tareas en la empresa" y veremos bien en detalle cada una de estas cuestiones, quiero presentarles un breve resumen del impacto de la delegación en nosotros, en los colaboradores y en la organización.
Nosotros:
- Liberamos nuestros tiempo y así aumentamos nuestra productividad
- Nos enfocamos en las tareas que requieren nuestra experiencia y habilidades
- Reducimos nuestro estrés optimizando el uso de nuestro tiempo
- Mejoramos el clima laboral y desarrollamos a nuestro equipo
Colaboradores:
- Se generan oportunidades de aprendizaje y desarrollo
- Pueden demostrar su capacidad en nuevas tareas y asumiendo nuevas responsabilidades
- Nuevos desafíos aumentan la motivación y el compromiso con el equipo y la organización
Organización:
- Mayor retención
- Mejor clima laboral
- Desarrollo interno y crecimiento de los colaboradores
Está claro lo importante qué es delegar y el impacto que tiene en todos nosotros... veamos ahora, ¿qué es lo que nos frena?
Creencias limitantes a la hora de delegar
"Es más sencillo y rápido si lo hago yo"
No sé ustedes, pero yo dije muchas veces esta frase.
La vorágine del trabajo, la velocidad de la acción, la sobrecarga laboral muchas veces nos llevan a creer que realmente es más rápido si lo hago yo. "No tengo tiempo de explicar cómo se hace", "el tiempo que tardo en explicarlo, es mayor que tiempo que tardo en hacerlo... lo hago yo!".
Estas creencias simplemente nos demuestran que tal vez no tenemos tan en claro cómo delegar correctamente. Para delegar tenemos que elegir a la tarea y a la persona con mucho cuidado. ¿Qué quiero decir? Son muy pocas las tareas que podemos delegar de un momento a otro, por lo general, la delegación se planifica. Debemos tomarnos el tiempo de definir objetivos claros y brindar los recursos y el entrenamiento para que puedan cumplir con nuestras expectativas.
Entonces... "Es más sencillo y rápido si lo hago yo"... o ¿es más fácil? Seguramente haya momentos que realmente no tengas tiempo de entrenar a alguien para que hagan una tarea o asuman una nueva responsabilidad. Esto es lógico y entendible, el punto es que esto no puede ser tu "forma de trabajo". Estas son las excepciones. Un gran líder, identifica tareas atractivas para sus colaboradores y delega brindando nuevas oportunidades de crecimiento.
"Si delego esta tarea, esa persona se va a llevar el crédito y mi jefe va a pensar que no puedo hacer mi trabajo"
Esta frase no la decía yo, pero la escuché muchísimas veces... ¿Qué piensan?
Yo creo que por el contrario, que una persona nueva realice una de nuestras tareas y lo haga correctamente es un logro de esa persona y también es un logro nuestro como líderes. No estamos compitiendo con nuestro equipo, lo estamos liderando! ¿No les parece?
"Este reporte es urgente, ocupate vos"
Mmm... ¿Qué? ¿Cómo se hace el reporte? ¿En qué consiste? ¿Qué signifca urgente? ¿Qué necesito para hacerlo? y puedo seguir con una lista de preguntas interminables.
Delegar una tarea, es definir un objetivo. Por esto debemos hacerlo con la fórmula SMART. Debemos ser específicos, la indicación debe ser medible, alcanzable, realista y definida en el tiempo.
No sería mucho mejor decir: "Necesito que hagas el reporte financiero del proyecto. En la carpeta X del compartido tenes toda la información. Lo tenemos que presentar mañana, asique lo necesitaría para el final del día. Tomá esta tarea como prioridad, no te preocupes del resto que ya organicé un plan de backups para que cubran tus otras tareas. Avisame si necesitas algo, estoy disponible en mi oficina para lo que necesites".
Mucho mejor, ¿no?
"Nadie en mi equipo sabe hacerlo, lo hago yo"
Ok... ¿Y si entrenás a alguien? ¿Quién es tu backup? ¿Quién sigue en el plan de suceción? ¿Podes armar un plan de formación y desarrollar a algún colaborador de tu equipo para que aprenda a hacerlo y te cubra si es necesario. Si es una tarea rutinaria, podés entrenarlo y delegarle la tarea a esta persona.
¿Es una tarea que la puede hacer otro o necesita de tu experiencia o autoridad dentro de la organización?
Recordemos, delegar es brindar oportunidades de desarrollo, de formación, de aprendizaje. Más allá de que en el escenario que les propongo es muy importante siempre tener backups y que sólo nosotros podamos hacer una tarea no es la mejor idea, hoy leo esta frase cómo una gran oportunidad de entrenar a alguien y brindarle una nueva oportunidad.
"No delego porque necesito tener el control"
Tal vez no lo decimos textualmente, pero es una de las creencias que realmente nos paraliza. Tener el control... ¿qué significa? Si un miembro de tu equipo cumple con la tarea de forma satisfactoria, ¿No es un gran logro? ¿Estás cayendo en el micromanagement por no "soltar" las tareas?
Tener el control es jugar con una línea muy fina entre saber lo que pasa y querer que todos hagan las cosas de nuestra forma. Es no cambiar el mindset de enfocarse en el cómo, para enfocarse en el qué. Esta forma de trabajo ya no funciona en las organizaciones ágiles y modernas. El foco debe estar en el qué y para esto, debemos aprender y entender que no podemos controlar todo. Cómo lo hacen, muchas veces es parte del crecimiento, brindar autonomía es crítico para delegar efectivamente las tareas.
Si te reconoces en alguna de estas creencias, te propongo que pienses ¿cómo podes superarlas? ¿qué pequeño paso podes dar hoy en pos de avanzar y lograr delegar efectivamente? ¿Por qué tenes esta creencia? ¿Cuáles son las consecuencias de esta creencia? ¿Qué te estás perdiendo? ¿Qué hay de bueno en esta creencia (identifica tu intención positiva)? Luego elegí un nuevo pensamiento o creencia potenciadora y sustituila.
Delegar va a mejorar tu trabajo y el de todos los que te rodean. Analizá qué te limita, qué te frena... y ¡tomá acción!
Ceci Mansilla
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