Tener el calendario lleno de reuniones de Zoom no habla solamente de nuestra alta carga laboral, es una red flag importante que nos avisa que no estamos gestionando bien nuestro tiempo. Estudios demuestran que las reuniones son uno de los grandes enemigos de la gestión eficiente de nuestro tiempo en el trabajo, millones de dólares al año se pierden en reuniones sin sentido. En este post te comparti tips para dejar de perder tu tiempo en reuniones sin sentido.
A todos nos pasó estar en una reunión y preguntarnos ¿Qué hago acá? O, estar físicamente allí presente pero con nuestra cabeza pensando en todo lo que tenemos pendiente. Sea cual sea la razón o lo que nos sucedía, muchas veces seguramente sentiste que estabas perdiendo el tiempo en una reunión.
El cambio de modalidad de trabajo forzado por la pandemia, acrecentó esto. Y, personas que antes tal vez tenían una o dos reuniones por día, ahora se pasan la jornada completa en Zoom. Esto no es efectivo y lo debemos ajustar.
Las reuniones deben tener un objetivo claro:
- Vamos a discutir alternativas?
- Vamos a informarnos/educarnos?
- Vamos a tomar una decisión?
Debemos también definir quiénes deben participar:
- Participantes necesarios
- Participantes opcionales
Elon Musk dice que si estás en una reunión y sentís que no estás agregando valor... te vayas! Con esto no nos quiere decir que debemos faltarle el respeto a nuestros colegas porque sí, nos propone también pensar la razón de nuestra parcipación. Y en esto, no sólo juega un rol importante quién coordina el encuentro. Si te invitan a una reunión y no sabés por qué te llamaron, o qué rol vas a cumplir: preguntales! Tal vez te invitaron por costumbre, o porque pueda interesarte el contenido. Pero, en ese caso, con que al finalizar te compartan la minuta, a vos te va a servir y no necesitas dedicar una hora de tu jornada laboral a ese encuentro cuando podes leer la misma información en 10 minutos desde un correo electrónico.
Te comparto una mini presentación sobre las tres consideraciones que debemos hacer a la hora de crear reuniones para minimizar los riesgos y tomar todas las acciones posibles para que sea realmente productiva y se trate de una INVERSIÓN del tiempo y no de una PÉRDIDA.
Estoy preparando un nuevo curso para Udemy sobre reuniones productivas y, dado el nuevo contexto, también contará con una sección especial para mantener encuentros virtuales de forma eficiente.
Si este es un desafío que enfrentan tu orgnización o tu equipo, mandame un mensaje. Los cursos online, también los brindo en vivo por Zoom/ Meet de forma exclusiva para empresas.
Ceci Mansilla
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